Vamos a pasar a un nuevo año en los próximos días. Habitualmente durante los primeros meses del año las comunidades de vecinos se reúnen y celebran una Junta General Ordinaria (mínimo se realiza una al año). Como es habitual se renuevan cargos, eligiendo nuevo presidente y a veces se cambia de administrador de fincas.
Si no existe el cargo de administrador de fincas, el presidente o el secretario es el que asume este papel. Su función de custodiar la documentación de la comunidad; facturas, presupuestos, licencias de obras, expedientes de subvención, contratos de mantenimiento, reclamación de impagados…etc, incluye que si hay cambio deberá de entregar toda la documentación (tal y como indica el artículo 20 de la Ley de Propiedad Horizontal, LPH).
Cuando se hace la entrega de la documentación deberá de ir acompañada de un escrito detallado que identifique lo que se entrega y en el que el nuevo administrador o presidente tendrán que firmar si están de acuerdo con lo que se les entrega.
Existen dos plazos de entrega: uno de 10 días y otro de 45 días.
Dentro del plazo de los 10 días se tendría que entregar esta documentación:
- Listado de propiedades, coeficientes, propietarios teléfonos y direcciones y forma de pago de los recibos, con especificación de las domiciliaciones bancarias. No os olvidéis nunca de preguntar si hay diferentes domiciliaciones bancarias en función de si el agua u otros conceptos los paga el arrendatario.
- Listado de las últimas cuotas emitidas, con indicación de las posibles modificaciones o emisión de otras de carácter extraordinario. Debe indicarse el mes. Es importante también que se indique si existen derramas, la fecha de finalización de la misma.
- Fotocopia legible de la última nómina de los empleados de la comunidad.
- Fotocopia legible de los últimos seguros sociales pagados.
- Tarjeta de identificación fiscal y sus etiquetas correspondientes para poder pagar los impuestos del 111, 347, etc.
- Contrato de la cuenta corriente de la comunidad con el Banco. Que personas disponen de firma y si la cuenta tiene carácter solidario o mancomunado.
- Entrega de los talonarios y/o pagarés, con indicación de la cantidad, entidad bancaria a la que pertenecen y la numeración de los cheques.
- Listado de proveedores, incluyendo al menos el teléfono de contacto.
- Contrato de la póliza de seguros, con indicación del próximo vencimiento, así como el teléfono de asistencia para posibles siniestros.
- Libro de actas en curso, con indicación ante quién está legalizado, numeración de las hojas y última transcrita en el mismo.
- Copia de los Estatutos y del Título constitutivo (Escritura de obra nueva y división horizontal).
- Copia de la última indicación efectuada de los recibos que se pagan en finca.
- Sello de la comunidad de propietarios.
Por otra parte será necesario que reciba la siguiente documentación dentro del plazo de los 45 días:
- Libros de actas anteriores al que está en vigor, con indicación del número.
- Contrato de mantenimiento de elementos o servicios comunes, con indicación del servicio, empresa y fecha de suscripción.
- Contrato de suministros de agua, luz, gas, gasóleo, etc. con indicación de las empresas suministradoras y la fecha en que se suscriben dichos contratos.
- Contrato de alquiler de elementos comunes, con indicación de la zona alquilada, arrendatario y vencimiento.
- Contrato para la realización de tratamientos por cuenta de terceros conforme a la Ley Orgánica de Protección de Datos.
- Licencias de actividad y funcionamiento de las instalaciones, con indicación de la instalación y fecha.
- Últimas revisiones o inspecciones periódicas reglamentarias, con indicación de la instalación, organismo de control y fecha de revisión o inspección.
- Alta del cliente en la Seguridad Social y libro de visitas.
- Contratos de trabajo del personal, con indicación del empleado y tipo de contrato.
- Histórico de los últimos 5 años de los Seguros Sociales (TC1 y TC2).
- Expediente del personal (altas, bajas, instrucciones de trabajo, jubilaciones de empleados, documento de adhesión a la Mutua Laboral, etc.).
- Evaluación de riesgos laborales y plan de prevención.
- Alta Censal en la Agencia Tributaria.
- Histórico de las liquidaciones de IRPF e IVA de los últimos 4 años.
- Expedientes de grandes obras o renovaciones totales de elementos o instalaciones comunes, con indicación de la instalación y fecha de ejecución.
- Expediente de procedimientos judiciales, con indicación si está en vigor o finalizados.
- Registro de correspondencia.
- Soporte contable de los 5 años cerrados.
- Soporte contable del ejercicio o ejercicios en curso.
- Liquidaciones de los recibos que se pagan en la finca o despacho de la Administración, del ejercicio o ejercicios en curso.
- Relación detallada de los recibos pendientes de pago al día del cese o efectividad de la renuncia.
- Informe contable del último ejercicio aprobado por el cliente, con inclusión de los recibos pendientes de pago y de los saldos por propiedad si los hubiere.
- Estado contable del ejercicio en curso a la fecha del cese o efectividad de la renuncia, con liquidación de saldos si el cliente lo efectúa al cierre de cada ejercicio.
- Conciliación de la cuenta de bancos con el cierre contable a la fecha del cese o efectividad de la renuncia.
- Soportes contables posteriores a la fecha del cese o efectividad de la renuncia
Una vez que tengamos toda esta documentación tendremos que analizarla detalladamente. Por eso aconsejamos escoger a un profesional que avale esta tarea de manera segura.
Fuente: Adminfergal
